Những công việc chính của bộ phận Lễ tân
Bộ phận lễ tân trong ngành kinh doanh khách sạn có vai trò đặc biệt, đó là nơi cung cấp thông tin cho khách về khách sạn. Do vậy, ấn tượng ban đầu khi gặp nhau là hết sức quan trọng đối với khách. Khách có thiện cảm hay không chính ngay từ phút đầu tiên họ đến khách sạn và tiếp xúc với đội ngũ nhân viên của bộ phận này. Bộ phận lễ tân còn có nhiệm vụ khai thác nhu cầu lưu trú, nhu cầu ăn uống và các dịch vụ khác cho khách. Bộ phận lễ tân là trung tâm vận hành nghiệp vụ của toàn bộ khách sạn, là điểm nút liên hệ giữa khách với khách sạn và được ví như “thần kinh trung ương của khách sạn”
Lễ tân là nơi để theo dõi, quan tâm phục vụ khách trong suốt quá trình từ khi khách đặt phòng lưu trú, ăn nghỉ tại khách sạn cho tới khi khách thanh toán và rời khỏi khách sạn. Nó là cầu nối giữa khách với các dịch vụ khác ở trong và ngoài khách sạn (ăn uống, vui chơi, giải trí, du lịch, dã ngoại …). Bên cạnh đó, lễ tân còn là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc của khách sạn, kịp thời cung cấp thông tin về nguồn khách, tình hình khách, nhu cầu của khách để lãnh đạo của khách sạn kịp thời định ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh của mình.
Bộ phận lễ tân thực hiện tiếp nhận khách như: đưa đón khách, nhận và chuyển bưu điện, báo chí, hành lý … cho khách. Chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách với nhà hàng ăn uống, các trung tâm dịch vụ, đại lý du lịch, các đoàn xe và các dịch vụ khác. Điều phối việc cho khách thuê phòng ở lâu dài hay ngắn hạn. Làm thủ tục giấy tờ cho khách đến, khách đi. Lập hồ sơ về khách, lưu trữ và phân tích các tư liệu về khách. Kịp thời phản ánh với ban giám đốc về nguồn khách, về tình hình tiêu thụ sản phẩm, về doanh số và về nhu cầu đặc biệt khác của khách.
Lễ tân còn tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng khách sạn, nghiên cứu và dự đoán về thị trường khách sạn, vào việc định giá cho thuê phòng và lập kế hoạch thúc đẩy kinh doanh phòng khách.
Thiết kế, duy trì hệ thống máy tính trong khách sạn, truy nạp dữ liệu chính xác vào hệ thống máy tính, cập nhật các tư liệu về chi phí thuê phòng của khách. Bảo đảm thông tin xuyên suốt và kịp thời truy xuất khi ban giám đốc yêu cầu….
Yêu cầu nhân viên khi làm việc ở bộ phận lễ tân
Ngoài công việc đón tiếp và đăng ký phòng cho khách, nhân viên bộ phận lễ tân còn có nhiệm vụ bán và thuyết phục khách chấp nhận mua phòng tại chỗ. Do vậy, nhân viên ở đây phải có khả năng giao tiếp tốt, nắm vững tình trạng phòng, đặc điểm giá cả từng loại phòng và đáp ứng nhanh các nhu cầu của khách.
Vệ sinh sạch sẽ, ăn mặc gọn gàng cũng là một yêu cầu thật sự cần thiết đối với nhân viên bộ phận lễ tân. Do bộ phận lễ tân là nơi quan trọng trong khách sạn cho nên nhân dáng của nhân viên ở đây phải thuyết phục, diện mạo bên ngoài luôn gọn gàng, sạch sẽ (áo quần, đầu tóc, da dẻ, răng miệng … đặc biệt hơi thở phải thơm tho) bởi vì diện mạo của nhân viên còn phản ánh đến hình ảnh và uy tín của khách sạn. Điều quan trọng hơn nếu đã là nhân viên lễ tân thì nên rèn luyện thói quen ăn mặc sạch, đẹp, phù hợp môi trường làm việc để đảm bảo rằng bạn luôn tạo ấn tượng tốt cho khách.
Thông thạo ngoại ngữ là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả mọi nhân viên của bộ phận lễ tân. Sự khác biệt về văn hóa cũng là yếu tố cần lưu ý bởi vì nó sẽ quyết định cách thức chào đón khách như thế nào là phù hợp. Đặc biệt đối với du khách nước ngoài, những người có kiến thức, phong tục, văn hóa, nghi thức xã giao… khác với bạn. Do đó, cần phải quan sát, học hỏi những nghi thức đón tiếp về sự ứng xử trang nhã, lịch sự, nồng nhiệt có như thế bạn mới có thể hoàn thành tốt và xứng đáng với vai trò nhân viên lễ tân khách sạn của bạn.
Học lễ tân ở dâu?
Trường Trung cấp Nghề Việt Giao (193, Vĩnh Viễn Quận 10, TpHCM) thường xuyên mở các khóa Nghiệp vụ Lễ tân Quốc tế. Thời gian học từ 2,5 – 3 tháng, sau khóa học được cấp chứng chỉ có giá trị quốc gia và được nhà trường giới thiệu di làm.
Các bạn cũng có thể chọn học bậc trung cấp nghề 2 năm, sau khi tốt thì ngoài công việc Lễ tân bạn còn làm được nhiều công việc khác nữa như là: Nhân viên phục vụ nhà hàng, Nhân viên đứng quầy pha chế rượu, Nhân viên nghiệp vụ buồng, nhân viên bán hàng và chăm sóc khách hàng… Nếu đủ khả năng bạn có thể làm quản lý cho một nhà hàng sang trọng đẳng cấp hoặc trở thành quản lý FO hay House - keeping của khách sạn.
